Dunia bisnis masa kini menjadi sangat kompetitif, apalagi saat ini perusahaan-perusahaan mencari berbagai cara untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Salah satu pendekatan yang populer digunakan untuk meningkatkan kualitas tersebut adalah Total Quality Management (TQM).
Apa itu TQM? Bagaimana TQM dapat membantu meningkatkan kualitas produk di perusahaan? Seberapa banyak manfaatnya? Yuk, simak sampai selesai untuk mengenal apa itu TQM & bagaimana strategi penerapannya!
Apa Itu Total Quality Management?
Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan sistematis dan holistik digunakan dalam manajemen untuk mencapai kualitas yang tinggi dan kepuasan pelanggan optimal. TQM melibatkan seluruh lapisan organisasi. Mulai dari level direktur, manajer, hingga karyawan tingkat operasional. Tujuan utamanya adalah menciptakan budaya kerja yang berfokus pada perbaikan berkelanjutan, inovasi, dan keunggulan organisasi secara keseluruhan.
TQM juga melibatkan penggunaan berbagai alat dan teknik manajemen, seperti analisis statistik, pengendalian proses, manajemen rantai pasokan, pemasaran berorientasi pelanggan, dan partisipasi karyawan.
Apa Tujuan Total Quality Management?
Biasanya, perusahaan menerapkan TQM pada bisnis mereka karena punya beberapa tujuan yang ingin dicapai. Di antaranya adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan Kualitas Produk atau Layanan
Menciptakan produk atau layanan berkualitas tinggi yang dapat memenuhi atau melebihi harapan pelanggan. Hal ini melibatkan identifikasi, analisis, dan perbaikan terus-menerus terhadap proses produksi dan pengiriman produk atau layanan.
- Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Berupaya meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas melalui penghapusan pemborosan, penyederhanaan proses, dan penerapan praktik terbaik. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi biaya produksi.
- Pengembangan Karyawan
Melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan, memberikan pelatihan dan pengembangan yang sesuai. Selain itu, melibatkan karyawan dapat menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kolaborasi, inovasi, dan pertumbuhan individu.
- Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Menciptakan produk atau layanan yang memuaskan pelanggan, mengatasi keluhan atau masalah secara cepat, dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.
- Pengurangan Cacat dan Penyimpangan
Dengan memantau dan mengendalikan kualitas secara terus-menerus, perusahaan dapat mengidentifikasi cacat atau penyimpangan sejak awal, agar dapat mengambil tindakan yang diperlukan. Ini membantu mencegah cacat atau penyimpangan menyebar ke tahap produksi.
Manfaat Total Quality Management
TQM memiliki berbagai manfaat yang dapat dirasakan oleh sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan Total Quality Management:
- Proses produksi menjadi lebih efektif sehingga kualitas berkelanjutan output produk bisa terjaga
- Terhindar dari hasil produksi yang tidak sesuai ketentuan.
- Menghemat kerja mesin serta menjaga produktivitas karyawan sesuai dengan jam kerja.
- Menghemat material karena setiap proses dijalankan dengan efektif dan efisien.
- Hubungan dengan konsumen dapat terjalin secara jangka panjang karena produk telah sesuai dengan kebutuhan dan selera pelanggan.
- Komitmen pekerja menjadi lebih kuat karena ada rasa tanggung jawab dalam menjalankan tugas.
Elemen Pokok Total Quality Management
Ada beberapa elemen pokok dalam TQM yang membentuk pendekatan komprehensif untuk meningkatkan kualitas dalam perusahaan. Berikut ini adalah beberapa elemen utama TQM:
- Fokus pada Pelanggan (Focus on Customers)
Memahami kebutuhan, harapan, dan kepuasan pelanggan, serta menyediakan produk dan layanan yang memenuhi atau melebihi ekspektasi mereka. Dengan fokus pada pelanggan, perusahaan dapat meningkatkan loyalitas pelanggan, mendapatkan keunggulan kompetitif, dan mencapai pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
- Keterlibatan Karyawan (Commitment by Employees)
Karyawan harus terlibat dalam proses dan sistem yang dibangun oleh perusahaan. Hal ini termasuk komunikasi yang jelas antar departemen dan pimpinan mengenai tujuan, harapan, kebutuhan, dan batasan yang telah ditetapkan.
Perusahaan yang mengadopsi prinsip TQM harus bersedia melatih karyawan dan memberikan sumber daya yang cukup agar tugas dapat diselesaikan dengan sukses dan tepat waktu. TQM juga berupaya mengurangi pergantian karyawan dan menjaga karyawan untuk memiliki pengetahuan yang memadai.
- Peningkatan Secara Bertahap (Improve Continuously)
Sebuah perusahaan akan mampu berkembang jika terus berupaya melakukan perbaikan kecil secara bertahap. Prosesnya berhubungan dengan semakin memahami pelanggan, efektivitas proses produksi, dan lanskap persaingan dengan kompetitor bisnis yang ada.
Konsep perbaikan berkelanjutan ini membantu perusahaan beradaptasi dengan demand pasar yang terus berubah secara cepat. Agar nantinya, perusahaan mampu menghadirkan fleksibilitas yang lebih besar terhadap produk, pasar, pelanggan, atau wilayah yang berbeda. Perbaikan berkelanjutan juga mendorong dan memperluas keunggulan kompetitif yang telah dibangun oleh perusahaan dibandingkan dengan perusahaan sejenis.
- Perhatian Terhadap Proses (Adherence to Processes)
Pendekatan sistematis TQM sangat bergantung pada alur proses, diagram TQM, rencana aksi visual, dan alur kerja yang terdokumentasi. Setiap anggota yang terlibat dalam proses harus menyadari dan teredukasi tentang posisi mereka. Hal ini bertujuan untuk memastikan produksi dapat dikerjakan pada waktu yang tepat. Proses-proses ini kemudian terus dianalisis untuk lebih memahami kekurangan dalam proses tersebut.
- Pendekatan Strategis dan Sistematis (Strategic and Systematic Approach)
Proses dan prosedur sebuah perusahaan harus menjadi cerminan langsung dari visi, misi, dan rencana jangka panjang organisasi tersebut. TQM menuntut pendekatan sistematis dalam pengambilan keputusan yang mengharuskan perusahaan mendedikasikan dirinya untuk mengintegrasikan kualitas sebagai komponen inti dan melakukan investasi keuangan yang sesuai untuk mewujudkannya.
- Memanfaatkan Data (Data Utilization)
Pendekatan sistematis TQM hanya akan berhasil jika umpan balik dan masukan diberikan untuk mengevaluasi bagaimana alur proses berjalan. Manajemen harus terus mengandalkan data produksi, pergantian karyawan, efisiensi, dan metrik karyawan untuk menghubungkan hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.
TQM sangat mengandalkan dokumentasi dan perencanaan, karena hanya dengan memanfaatkan dan menganalisis data, manajemen dapat memahami apakah rencana-rencana tersebut tercapai.
- Integrasi Sistem (Integrate Systems)
Salah satu cara untuk memanfaatkan data adalah dengan mengintegrasikannya ke dalam sistem-sistem operasional perusahaan. Strategi TQM percaya bahwa sistem-sistem harus saling berkomunikasi, menyampaikan informasi yang berguna antar departemen, dan membuat keputusan yang cerdas.
Misalnya, ketika barang atau persediaan digunakan di satu area, departemen lain harus memiliki akses langsung ke informasi ERP (Enterprise Resource Planning) tersebut. ERP membantu mengintegrasikan dan mengkoordinasikan fungsi-fungsi utama seperti keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi, penjualan, dan lain-lain menjadi satu sistem yang terpadu.
Penerapan TQM memungkinkan semua karyawan punya akses dan pemahaman yang sama terhadap informasi krusial yang dibutuhkan. Sehingga, semua orang dapat terus terlibat, mampu terhubung dengan sumber data yang ada, dan bisa saling berbagi informasi secara berkelanjutan.
- Komunikasi (Communication)
Data dapat berpindah antar departemen dengan bebas, tetapi ada unsur manusia dalam mengkoordinasikan proses dan memastikan seluruh jalur produksi beroperasi dengan efisien. Komunikasi yang efektif memainkan peran penting dalam TQM untuk memotivasi karyawan, memberikan edukasi kepada anggota di sepanjang proses, dan menghindari kesalahan proses baik dalam operasi sehari-hari maupun perubahan besar dalam organisasi.
Asah Penerapan Strategi TQM bersama Kuncie Executive Mini MBA x SBM ITB!
Dengan menerapkan Total Quality Management (TQM) secara efektif, perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif, membangun citra yang kuat, dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Untuk mempelajari lebih dalam mengenai TQM, Anda bisa mengikuti program peningkatan skill manajemen dan wawasan bisnis dari Kuncie yang berkolaborasi dengan SBM ITB. Kuncie!
Program Kuncie Executive Mini MBA General Management by SBM ITB merupakan program non-degree dengan materi setara Master Business Administration (MBA) yang dipadatkan.Â
Dengan kurikulum yang dikurasi langsung oleh SBM ITB, program online fast-track ini siap membantu Anda untuk menyusun strategi aplikatif untuk menaklukan tantangan industri masa kini.
Program ini juga dilengkapi pengerjaan studi kasus nyata yang diberikan langsung oleh praktisi dan pengajar profesional agar Anda bisa meningkatkan produktivitas karyawan dengan strategi bisnis yang paling cocok dengan perusahaan. Yuk, segera daftar!
Komentar