Pada umumnya, perusahaan wajib memiliki Quality Management System (QMS) yang baik. Dalam bahasa Indonesia, QMS juga dikenal dengan istilah Sistem Manajemen Mutu (SMM). Pada kesempatan ini, Anda akan diajak untuk mengenal lebih dalam tentang Quality Management System. Mulai dari pengertiannya, prinsip-prinsip dasar, manfaat, dan masih banyak lagi.
Pengertian Quality Management System
Quality Management System (QMS) adalah suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengendalikan kegiatan berkaitan dengan kualitas produk atau layanan. QMS membantu perusahaan dalam mencapai tujuan kualitas, memastikan kepatuhan terhadap standar yang berlaku, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
QMS melibatkan pengembangan kebijakan, prosedur, pedoman, dan praktik-praktik yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa produk atau layanan dihasilkan sesuai dengan persyaratan kualitas yang telah ditetapkan. Sistem ini mencakup seluruh aspek operasional perusahaan, mulai dari perencanaan, pengendalian, pemantauan, pengukuran, hingga perbaikan berkelanjutan. Saat ini, ada satu QMS yang sangat populer dan digunakan di seluruh dunia. QMS tersebut diterbitkan oleh International Standard Organization (ISO). Lembaga ini menetapkan standar untuk QMS yang dikenal dengan ISO 9001.
Prinsip Dasar Quality Management System
Menurut standarisasi ISO 9001 tahun 2015, ada 7 prinsip QMS. Prinsip tersebut digunakan sebagai pedoman dalam peningkatan kinerja perusahaan dan organisasi. Berikut ini adalah prinsip-prinsipnya.
1. Fokus pada Pelanggan
Prinsip ini menekankan pentingnya memahami dan memenuhi kebutuhan serta harapan pelanggan. Perusahaan harus mengidentifikasi persyaratan pelanggan, mengukur kepuasan pelanggan, dan berupaya untuk terus meningkatkan pengalaman pelanggan.
2. Keterlibatan Pemimpin
Pemimpin organisasi harus terlibat secara aktif dalam membangun dan mempertahankan QMS. Mereka harus menunjukkan komitmen terhadap kualitas, menyediakan sumber daya yang cukup, dan memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dalam upaya peningkatan kualitas.
3. Pendekatan pada proses
Prinsip ini mengharuskan perusahaan untuk memahami dan mengelola proses-proses yang berkontribusi pada kualitas produk atau layanan. Pengelolaan proses harus dilakukan secara terstruktur, dengan mengidentifikasi input, output, dan interaksi antar proses untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Keterlibatan Karyawan
Karyawan merupakan aset berharga dalam mencapai kualitas. Prinsip ini mendorong keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan, partisipasi dalam perbaikan berkelanjutan, dan pemberian pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kompetensi mereka dalam mendukung QMS.
5. Perbaikan Berkelanjutan
QMS mendorong perusahaan untuk terus melakukan perbaikan berkelanjutan. Ini melibatkan pengumpulan dan analisis data, identifikasi peluang perbaikan, implementasi tindakan perbaikan, dan evaluasi hasilnya. Prinsip ini menekankan pentingnya siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) dalam mengelola perbaikan.
6. Manajemen Hubungan
Sangat penting menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak agar dapat mempertahankan kesuksesan. Contohnya, menjalin hubungan dengan supplier, pelanggan, mitra bisnis dan sebagainya.
7. Pemutusan Ketergantungan pada Inspeksi
Daripada hanya mengandalkan inspeksi akhir produk, QMS mendorong pencegahan masalah dan kesalahan sejak awal. Perusahaan harus menerapkan kontrol kualitas di setiap tahap produksi atau penyediaan layanan untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah sebelum mencapai pelanggan.
Manfaat Quality Management System
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh oleh organisasi atau perusahaan yang menerapkan Quality Management System (QMS) sesuai dengan standar ISO 9001:
1. Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Dengan menerapkan QMS ISO 9001, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memahami dan memenuhi kebutuhan mereka secara konsisten. Hal ini dapat menghasilkan pelanggan yang lebih loyal, rekomendasi dari pelanggan, serta peluang bisnis yang lebih baik.
2. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
QMS ISO 9001 membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, mengoptimalkan proses operasional, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Proses yang terstruktur dapat dikelola dengan baik, perusahaan pun dapat mengurangi biaya, meningkatkan penggunaan sumber daya, dan mengoptimalkan kinerja operasional.
3. Penyediaan Produk dan Layanan yang Berkualitas
Menerapkan QMS ISO 9001 memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko terkait kualitas produk atau layanan. Perusahaan dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang disediakan sesuai dengan persyaratan kualitas yang telah ditetapkan, sehingga memberikan kepuasan kepada pelanggan.
4. Peningkatan Manajemen Risiko
QMS ISO 9001 mempromosikan pendekatan berbasis risiko dalam pengelolaan kualitas. Perusahaan dapat mengidentifikasi risiko yang terkait dengan proses operasional, pelanggan, atau lingkungan bisnis, dan mengambil langkah-langkah untuk mengurangi atau menghilangkan risiko tersebut. Hal ini membantu perusahaan dalam mengelola risiko dengan lebih efektif dan mencegah kemungkinan terjadinya masalah yang dapat berdampak negatif.
5. Meningkatkan Reputasi dan Kepercayaan
Sertifikasi ISO 9001 menunjukkan bahwa perusahaan telah memenuhi standar internasional yang diakui secara luas dalam pengelolaan kualitas. Ini dapat meningkatkan reputasi perusahaan di mata pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya. Kepercayaan terhadap perusahaan juga dapat meningkat karena adanya jaminan bahwa perusahaan berkomitmen untuk menjaga kualitas produk atau layanan yang disediakan.
Tipe-tipe Quality Management System
Ada beberapa tipe Quality Management System (QMS) yang dapat diterapkan di perusahaan, tergantung pada kebutuhan dan karakteristik organisasi. Berikut adalah beberapa tipe QMS yang umum digunakan:
1. ISO 9001
Ini adalah standar internasional yang paling umum digunakan untuk QMS. ISO 9001 menetapkan persyaratan untuk pengelolaan kualitas secara menyeluruh di berbagai sektor industri. Standar ini, fokus pada pemenuhan persyaratan pelanggan, pemantauan dan pengukuran kinerja, manajemen risiko, serta peningkatan berkelanjutan.
2. Six Sigma
Metode manajemen kualitas yang berfokus pada pengurangan variasi dan cacat dalam proses bisnis. Pendekatan ini melibatkan penggunaan analisis data dan metode statistik untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang menghambat kualitas.
3. Lean Manufacturing
Lean Manufacturing, dikenal juga sebagai Lean Management atau Lean Production adalah pendekatan yang bertujuan untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi operasional. Pendekatan ini menekankan pada pengurangan waktu siklus, pengurangan persediaan, dan peningkatan aliran nilai.
4. Total Quality Control (TQC)
Pendekatan manajemen kualitas yang dikembangkan di Jepang. TQC berfokus pada pengendalian kualitas di semua tahap produksi dan pelayanan.
5. Kaizen
Pendekatan berkelanjutan untuk perbaikan yang berasal dari Jepang. Ini melibatkan perubahan kecil yang terus-menerus dalam proses dan praktik operasional untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan produktivitas. Kaizen mendorong partisipasi semua karyawan dalam perbaikan berkelanjutan.
Implementasi Quality Management System
Implementasi Quality Management System (QMS) melibatkan sejumlah langkah yang perlu dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan keberhasilan dan keberlanjutan sistem manajemen kualitas. Berikut adalah tahapan implementasi QMS yang umum dilakukan:
1. Penetapan Kebijakan dan Tujuan Kualitas
Perusahaan harus menetapkan kebijakan kualitas yang jelas dengan tujuan terukur. Kebijakan ini harus mendukung komitmen perusahaan terhadap kepuasan pelanggan, pemenuhan persyaratan, dan peningkatan berkelanjutan.
2. Identifikasi Proses Bisnis
Identifikasi semua proses bisnis yang ada di perusahaan yang berhubungan dengan kualitas produk atau layanan. Pahami input, output, serta alur kerja setiap proses tersebut.
3. Tinjauan Manajemen
Lakukan tinjauan manajemen secara periodik untuk mengevaluasi efektivitas QMS. Tinjauan ini melibatkan analisis data kinerja, umpan balik pelanggan, hasil audit, dan perubahan dalam lingkungan bisnis untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.
Pelajari Quality Management System Melalui Program Kuncie Executive Mini MBA x SBM ITB
Dengan menerapkan Total Quality Management, perusahaan dapat mengoptimalkan operasionalnya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan mencapai keunggulan kompetitif. Ini tidak hanya menguntungkan perusahaan secara finansial, tetapi juga memperkuat reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan. Anda dapat pelajari lebih lanjut melalui program Kuncie Executive Mini MBA General Management by SBM ITB.
Dengan mengikuti program ini, Anda akan mendapatkan materi komprehensif setara MBA yang dikurasi dan diberikan khusus oleh mentor yang merupakan dosen SBM ITB. Program ini juga disertai dengan studi kasus yang relevan dengan dinamika industri masa kini, serta strategi penyelesaian yang diberikan oleh leaders dari perusahaan terkemuka di Indonesia. Yuk daftar Kuncie Executive Mini MBA General Management by SBM ITB sekarang juga!
Referensi :
https://asq.org/quality-resources/quality-management-system https://www.nibusinessinfo.co.uk/content/what-quality-management-system#:~:text=A%20quality%20management%20system%20(QMS,and%20rely%20on%20continuous%20improvement. https://news.bsi.ac.id/2022/08/10/mengenal-pentingnya-quality-management-system-dan-7-prinsip-dasarnya/ https://www.binaracademy.com/blog/quality-management-system
Komentar