Tugas seorang pemimpin tidak hanya terbatas pada saat ada proyek yang harus difinalisasi, meeting yang harus dihadiri, atau saat menerima approval request di email atau surat. Seorang pemimpin sebaiknya selalu melakukan maintenance atau pemeliharaan kerja keras karyawan melalui performance review.
Pada umumnya, performance review hadir dalam berbagai bentuk yang bisa disesuaikan dengan budaya suatu perusahaan. Akan tetapi, meskipun tipenya berbeda, performance review yang efektif memiliki elemen-elemen yang mirip antara satu sama lain dan dilakukan secara berkala, baik beberapa bulan sekali atau untuk periode tertentu. Baca ulasannya berikut ini!
Apa itu Performance Review?
Segala hal yang memiliki sistem sudah sepatutnya dapat ditinjau kinerjanya, entah itu mesin, produksi barang oleh pabrik, penjualan suatu badan usaha, atau profit yang diperoleh perusahaan. Perlu diketahui, karyawan pun direkrut dengan kontrak dan juga diberikan jabatan khusus. Kedua hal tersebut membawa ekspektasi mengenai seberapa banyak atau besar pekerjaan yang harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu atau sepanjang kontrak. Pada pelaksanaanya, karyawan bekerja dengan sistem yang sudah disetujui bersama di kontrak.
Banyak orang menyangka bahwa sistem kerja ini hanya akan ditinjau untuk memastikan bahwa apa yang dikerjakan tidak melenceng dari apa yang diharapkan. Namun, hal itu salah karena performance review bukanlah waktunya untuk menghakimi suatu individu, melainkan adanya harapan agar performa ataupun kemampuan karyawan menjadi lebih baik di masa mendatang. Apa saja yang dapat dilakukan seorang pemimpin dalam proses performance review? Ayo simak poin-poinnya di bawah ini!
Evaluasi
Evaluasi adalah bagian pertama dari proses performance review. Pada sesi evaluasi rentan terjadi kesalahpahaman dan berujung pada sesi penghakiman atas kinerja karyawan yang dianggap kurang sesuai. Pasalnya, pemimpin akan melakukan rekapitulasi seputar apa saja yang dilakukan secara benar dan salah, seperti kesuksesan dan kegagalan, atau kesempatan yang seharusnya hasilnya bisa lebih optimal.
Namun, dengan pembawaan yang tepat, fase evaluasi tidak perlu jadi momen yang menurunkan moral karyawan. Meskipun dengan poin-poin yang negatif, tujuan utama performance review adalah untuk membuat kinerja karyawan lebih baik. Jadi, cara komunikasi yang tepat dan pembawaan yang positif atau netral bisa digunakan untuk menghindari adanya kesalahpahaman dalam sesi ini.
Saran dan Tindakan Lanjutan
Setelah menyebutkan poin-poin positif dan negatif, pemimpin yang baik akan memberikan saran serta menugaskan karyawan dengan actionable items dengan metrics yang jelas, bila perlu. Beberapa contohnya adalah berkurangnya waktu pengerjaan tugas hingga 50%, kehadiran tepat waktu sebanyak 90%, atau menghadiri seminar dan pelatihan sebanyak 3 kali dalam setahun.
Contoh-contoh tadi terbilang jelas dan bisa memiliki rekam jejak. Jadi, ketika ada performance review selanjutnya, poin-poin yang dibicarakan bisa dipertanggungjawabkan. Cara ini juga baik untuk memberikan transparansi dan membuat kedua belah pihak, atasan dan bawahan, berada di pola pikir dan cara pandang yang sama ketika melihat masalah yang ada.
Jenis-Jenis Performance Review yang Bisa Dilakukan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, cara melakukan performance review ada berbagai macam dan bisa dipilih sesuai dengan budaya perusahaan. Ada yang melakukannya di dalam sesi meeting one-on-one, ada pula yang meliputi penilaian diri yang dikirim kepada pemimpin, dan lain sebagainya. Sebagai inspirasi, berikut beberapa jenis performance review karyawan yang bisa Anda lakukan.
Melakukan Evaluasi Mandiri Secara Langsung
Melakukan evaluasi secara mandiri bukanlah mustahil. Metode ini terbilang baik karena secara aktif mengajak karyawan untuk melakukan refleksi diri dan menunjukkan bukti-bukti atau contoh dari poin-poin yang telah mereka catat.
Kemudian, di balik layar, pemimpin pun bisa membandingkan penilaiannya dengan penilaian yang diutarakan karyawan itu sendiri. Pemimpin akan memperoleh insight serta point of view (POV) yang baru dan mungkin akan terlewati jika langsung mengevaluasi karyawan.
Menulis Esai Seputar Kinerja
Sama seperti metode yang telah dibahas pada poin sebelumnya, cara ini dapat memberikan karyawan ruang aman untuk menceritakan kekuatan dan kelemahannya, serta memberikan fakta yang mendukung. Pemimpin pun bisa memperoleh dokumen yang berisi hasil evaluasi komprehensif. Akan tetapi, pada waktu bersamaan, menulis esai akan memakan banyak waktu karyawan.
Menandai Kuisioner yang Menggambarkan Kinerja
Karyawan akan memperoleh kuisioner dengan pilihan jawaban “iya” dan “tidak”. Seorang pemimpindapat membuat kuisioner kinerja berdasarkan jabatan atau sosok individu. Tujuannya adalah untuk memberikan konfirmasi dari karyawan seputar penilaian Anda tentang kinerja, kompetensi, dan keterampilan mereka.
Namun, selain kuisioner, pemimpin juga bisa membuat karyawannya menilai diri dengan memberikan suatu statement dan meminta mereka mewakilkan jawabannya dengan angka 1 sampai 10, di mana 1 berarti tidak setuju dan 10 sangat setuju. Metode ini disebut juga net promoter score (NPS) yang sering digunakan untuk memperoleh tingkat kepuasan pelanggan.
Evaluasi Insiden Kritis Secara Langsung
Pada metode ini, pemimpin akan menyiapkan buku log atau dokumen rekam jejak lainnya yang menjelaskan tindakan baik atau buruk para karyawan. Beberapa contohnya adalah rekaman clock-in untuk melihat ketepatan waktu datang ke kantor, angka penjualan bagi karyawan sales, atau tingkat kepuasan rendah kepada karyawan yang merupakan seorang staf customer service.
360 Performance Review
Metode ini semakin umum digunakan, terutama di lingkungan kantor startup di mana karyawan bisa bekerja dengan siapa saja. 360 Performance Review mengharuskan karyawan untuk meminta feedback (saran, kritik, atau impresi) kepada orang-orang yang sering bekerja dengannya. Feedback yang diperoleh biasanya sudah ditentukan oleh pemimpin dan semua orang wajib mengisi permintaan feedback satu sama lain.Namun, bukan itu saja yang menjadikannya unik. Angka 360 sebenarnya mengacu pada derajat. Artinya, feedback bisa diberikan dan diminta oleh siapa saja asalkan pihak tersebut berkenan. Contohnya, karyawan bisa memberikan performance review pada pemimpin mereka.
Tujuan Performance Review
Evaluasi dan penindaklanjutan adalah tujuan dari diadakannya performance review. Namun, untuk lebih jelasnya, berikut tujuan-tujuan performance review bagi pemimpin, perusahaan, dan karyawan itu sendiri:
Perubahan Perilaku Karyawan
Umumnya, perubahan perilaku diawali dengan pertanyaan seputar kebiasaan apa yang harus terus dipertahankan (karena bersifat baik), lalu ditingkatkan (karena baik, namun tidak mencapai potensi), serta dihentikan (karena buruk atau merugikan). Dari situ, karyawan dan pemimpin akan dapat dengan mudah menindaklanjuti perubahan tersebut.
Pengembangan Karier
Performance review dapat menjadi sesi di mana karyawan dan pemimpin mengutarakan keterampilan apa yang perlu dikuasai. Bahkan, sesi yang baik juga meliputi career mapping dan transparansi tentang jauh dekatnya karyawan dari kenaikan jabatan.
Pemberian Kompensasi
Hasil dari evaluasi dan penindaklanjutan untuk meningkatkan kinerja karyawan bisa menguntungkan mereka karena dapat menjadi alasan untuk pemberian kompensasi, seperti bonus untuk proyek tertentu. Tak hanya itu, performance review bisa jadi kesempatan bagi karyawan untuk mengutarakan keinginan mereka untuk naik gaji.
Penentuan Tujuan
Objective and Key Results (OKR) sebaiknya tidak hanya diterapkan hingga pada skala tim saja, melainkan individu. OKR memberikan tujuan bagi karyawan untuk bekerja, sehingga karyawan akan merasa memiliki arah dan terus termotivasi.
Tips dalam Melakukan Performance Review
Performance review tidak bisa dilakukan sembarangan. Pasalnya, penilaian terhadap kinerja seseorang, jika tidak dilakukan dengan baik, bisa diterima sebagai serangan personal. Bagaimanapun juga, kinerja seseorang dipengaruhi berbagai faktor personal, seperti usaha keras, perasaan, dan waktu yang digunakan. Maka dari itu, seorang pemimpin perlu mengadakan performance review dengan cara yang tepat. Ikuti beberapa tips ini agar performance review berjalan lancar!
- Proses evaluasi dilakukan secara terbuka atau dua arah (open feedback).
- Menghargai karyawan apabila ada pencapaian/tindakan baik dan atas kontribusi mereka selama ini.
- Meluruskan pandangan seputar kewajiban harian dan korelasinya dengan tujuan perusahaan.
- Melakukan klarifikasi akan ekspektasi terhadap karyawan dan pengadaan sumber daya untuk membantu pekerjaan karyawan.
- Meminta komitmen untuk terus berkembang.
- Menanyakan perkembangan karyawan secara berkala di luar performance review.
- Menghargai satu sama lain dan tidak memulai performance review dengan penilaian personal atau prasangka.
- Membuat proses peninjauan dan evaluasi yang santai dan tidak menjadi beban mental.
- Memiliki pikiran yang terbuka dan tidak defensif ketika memperoleh masukan dari karyawan.
- Menutup proses performance review dengan cara mengapresiasi karyawan atas hasil kinerjanya dan mendukung rencana perbaikan yang sudah didiskusikan. Dengan ini, karyawan akan merasa termotivasi untuk meninggalkan kebiasaan buruknya dan merasa kerja kerasnya tervalidasi oleh pemimpin.
Bangun Sistem Performance Review yang Optimal dengan Program Human Capital by UGM!
Performance review dapat meningkatkan produktivitas tim sekaligus memperbaiki titik-titik lemah suatu tim. Hal ini berdampak besar terhadap perkembangan perusahaan secara keseluruhan. Maka dari itu, Anda sebagai bagian dari tim Human Resources ataupun sebagai pemimpin tim harus bisa menciptakan sistem performance review yang tepat sasaran!
Untuk membantu Anda merencanakan sistem tersebut, Kuncie bekerja sama dengan Universitas Gajah Mada untuk menyediakan Program Executive Human Capital!
Melalui program ini, Anda akan memperoleh kemampuan untuk menyusun strategi aplikatif dalam membuat sistem performance review yang menyeluruh agar dapat mencapai produktivitas perusahaan yang paling optimal.
Program Kuncie Executive Human Capital by UGM merupakan serangkaian kelas yang disusun dengan materi komprehensif berisi dasar, strategi, hingga tips memaksimalkan Human Capital dan Human Resource Management yang aplikatif.
Ayo ambil langkah untuk menjadi tim Human Resource atau pemimpin yang inovatif bersama Kuncie Executive Human Capital by UGM!
Referensi :
https://au.indeed.com/career-advice/career-development/what-is-a-performance-review https://www.quantumworkplace.com/future-of-work/what-is-a-performance-review https://hr.mit.edu/performance/reviews
Komentar