Business writing merupakan salah satu skill yang wajib dimiliki dalam dunia profesional, terlebih di era serba digital seperti sekarang. Hal ini dikarenakan skill business writing adalah penentu efektivitas komunikasi seseorang melalui sebuah dokumen, seperti email maupun laporan. Untuk itu, penting bagi kita untuk mempelajari dan memperkuat teknik menulis bisnis agar komunikasi dengan rekan-rekan kerja dapat berjalan dengan baik.
Jika kamu merasa bingung bagaimana cara meningkatkan kemampuan business writing, artikel ini punya jawabannya. Ada 11 tips yang bisa kamu terapkan agar kemampuan business writing kamu menjadi lebih baik. Yuk, langsung disimak!
Apa itu Business Writing?
Business writing atau komunikasi bisnis adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam dunia profesional. Komunikasi ini dapat berupa komunikasi internal maupun eksternal. Komunikasi internal biasanya ditujukan kepada orang-orang di dalam tempat kerja, sedangkan komunikasi eksternal biasanya ditujukan untuk klien atau pelanggan perusahaan.
Biasanya, business writing adalah bersifat praktis, artinya dokumen yang ditulis harus berguna bagi pembacanya dan setelah membacanya mereka dapat dengan mudah mengetahui langkah apa yang perlu ditindaklanjuti. Business writing memiliki satu tujuan utama, yakni untuk mengkomunikasikan informasi dengan jelas, akurat, dan efisien.
Beberapa contoh penulisan business writing ialah:
- Surat penawaran
- Proposal bisnis
- Memo
- Compliance report
Jenis-jenis Business Writing
Isi konten dan tujuan business writing dapat berbeda-beda tergantung dengan jenis-jenisnya. Berikut adalah empat jenis business writing yang paling umum ditulis.
1. Instructional
Jenis business writing ini bertujuan untuk memberikan arahan atau panduan kepada target pembacanya. Contoh dari penulisan bisnis jenis instructional adalah panduan untuk karyawan baru.
2. Informational
Seperti namanya, jenis business writing yang satu ini memiliki tujuan untuk menginformasikan suatu hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Sebagai contoh, laporan performa keuangan perusahaan.
3. Persuasive
Business writing jenis persuasif ditulis untuk meyakinkan atau memengaruhi pembacanya. Contohnya adalah pembuatan proposal untuk kesepakatan kontrak dengan klien perusahaan.
4. Transactional
Penulisan transactional mengacu pada komunikasi sehari-hari yang dilakukan di tempat kerja atau terkait dengan bisnis. Misalnya, pengiriman invoice kepada klien untuk menginformasikan penagihan atas layanan yang telah diberikan.
Contoh Business Writing
1. Surat Bisnis
Surat bisnis merujuk pada dokumen formal dan tercetak yang dikirim seseorang ke kolega, supervisor, atau rekan kerja. Biasanya, seseorang menggunakan jenis tulisan bisnis ini saat melakukan komunikasi terkait pekerjaan atau kegiatan bisnis.
Meskipun isinya bervariasi, surat bisnis cenderung memiliki format tertentu. Selain itu, di dalamnya harus tercantum informasi kontak pengirim dan penerima, ucapan salam formal, pernyataan penutup, serta tanda tangan pengirim. Pesan dalam surat bisnis disampaikan melalui paragraf-paragraf yang terdapat dalam isi surat.
Berikut adalah contoh surat bisnis:
- Surat proposal bisnis
- Surat rekomendasi
- Surat pengunduran diri
2. Email
Email adalah contoh business writing yang paling sering digunakan oleh para pekerja untuk berkomunikasi di dunia profesional. Melalui email, penyampaian pesan dapat dilakukan secara instan melalui internet. Biasanya, seseorang mengirim email ke kolega atau klien untuk memberikan informasi atau meminta mereka mengambil tindakan atas sesuatu.
Seperti surat bisnis, email bisnis disertai dengan ucapan salam, pernyataan penutup, dan informasi kontak pengirim. Salah satu elemen penting dari sebuah email adalah subjeknya, yang menggambarkan konteks pembahasan dari isi email tersebut.
Pada dasarnya email merupakan metode komunikasi yang kurang formal, tetapi penulis email tetap harus mengikuti bahasa dan tata bahasa yang sesuai untuk menjaga profesionalisme.
3. Memo
Memo adalah business writing yang ditulis secara singkat dengan metode kurang formal untuk mengkomunikasikan informasi dalam suatu organisasi. Biasanya, perusahaan menggunakan memo untuk komunikasi secara luas. Misalnya, departemen HR menulis memo untuk mengkomunikasikan perubahan prosedur atau kebijakan perusahaan kepada karyawan.
Sama seperti email, meskipun tidak seformal laporan atau surat bisnis, penulisan memo tetap perlu mempertahankan bahasa yang sesuai untuk tempat kerja. Seperti jenis penulisan bisnis lainnya, memo dapat menyertakan pengantar, paragraf isi, kesimpulan, dan informasi kontak pengirim. Memo sering menggunakan judul untuk memberi tahu penerima maksud ditulisnya memo tersebut.
4. Report Bisnis
Jenis dokumen ini menguraikan informasi penting tentang bisnis atau proyek tertentu. Biasanya, tujuannya adalah untuk menyediakan data, penelitian, dan informasi lainnya untuk membantu manajer, eksekutif, atau pemangku kepentingan lainnya membuat keputusan terkait bisnis.
Biasanya, laporan bisnis biasanya menyertakan beberapa elemen paling umum berikut ini:
- Ringkasan plan bisnis
- Daftar isi
- Perkenalan
- Isi
- Kesimpulan
- Referensi
- Lampiran
5. Agenda Meeting
Agenda meeting adalah dokumen yang menguraikan topik yang dibahas selama meeting dan tujuan yang ingin dicapai. Dokumen ini dirasa sangat penting karena dapat membantu membuat meeting menjadi lebih efisien dan produktif.
Agenda meeting berfungsi sebagai penggambaran garis besar meeting, sehingga penulisannya tidak perlu formal. Sah saja bagi penulis untuk menggunakan kalimat tidak lengkap, singkatan, atau poin-poin.
6. Press Release
Press release digunakan perusahaan untuk menyebarkan berita terkait organisasi kepada audiens eksternal. Biasanya, penulisan ini ditugaskan kepada departemen Komunikasi atau Public Relations.
Press release biasanya dipublikasikan melalui website perusahaan atau media-media online maupun cetak. Tujuan utamanya adalah untuk mempromosikan atau membangun reputasi perusahaan.
Mengingat jangkauan press release yang terbilang luas, penulisannya perlu menggunakan bahasa profesional dan mencantumkan informasi yang akurat. Sebaiknya press release tidak mengandung lebih dari 500 kata.
Pentingnya Skill Business Writing
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kemampuan menulis yang baik dalam bisnis adalah hal yang dirasa sangat penting. Mampu mengkomunikasikan pesan secara akurat dan ringkas adalah keterampilan yang sangat berharga.
Kesalahan-kesalahan dalam business writing dapat memberi kesan bahwa kamu tidak cukup peduli untuk memastikan penulisannya sudah benar. Teknologi telah membuat setiap orang menjadi penulis, dan keterampilan menulis yang sangat terlihat dan harus mewakili tujuan profesionalmu.
11 Tips untuk Meningkatkan Business Writing
1. Tentukan Gagasan Utama
Menentukan gagasan utama sebelum menulis akan sangat membantu kamu memahami hal-hal apa yang akan dicantumkan dalam dokumen dokumen. Membuat daftar ide gagasan utama juga akan membantu kamu mengidentifikasi tema dalam topik, yang kemudian dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf.
2. Gunakan Kalimat Aktif
Gagasan yang ditulis dengan kalimat aktif akan menjadi lebih ringkas dan membantu pembaca memahami inti kalimat dengan cepat. Kalimat aktif juga memberi kesan bahwa kamu mampu mengendalikan tulisan serta meningkatkan otoritas tulisan yang berpengaruh kepada pembaca.
3. Atur Header dan Sub-header
Header dan sub-header memudahkan kamu memindai dan menavigasi dokumen untuk pembaca. Header dapat terdiri dari topik bagian utama, sedangkan sub-header dapat memecah topik utama secara lebih mendalam.
4. Cantumkan Data atau Fakta
Gagasan utama yang menarik akan lebih meyakinkan jika didukung dengan data atau fakta. Dalam hal ini, kamu bisa memperluas informasi yang kamu berikan dalam dokumen dengan menggunakan contoh, angka, atau statistik.
5. Terapkan Strategi Jurnalistik
Menerapkan strategi jurnalistik dalam business writing sangat berguna untuk memastikan bahwa isi informasi dalam dokumen sudah cukup menjawab semua kemungkinan pertanyaan yang muncul di pikiran pembaca. Strategi yang paling umum digunakan adalah 5W+1H.
6. Gunakan Pilihan Kata yang Sederhana
Menggunakan bahasa yang umum akan sangat memudahkan pembaca dalam memahami sebuah tulisan, terutama jika mereka tidak terbiasa dengan aspek teknis dari peran dan departemennya.
7. Hindari Singkatan dan Simbol
Hal ini dapat berguna untuk meminimalkan potensi kebingungan di antara pembaca jika mereka tidak terbiasa dengan singkatan atau simbol yang kamu sertakan dalam dokumen.
8. Atur Isi Konten di Maksimum 7 Baris untuk Setiap Paragraf
Menggunakan tujuh baris atau kurang dalam satu paragraf akan sangat membantu pembaca dalam memahami seluruh dokumen. Strategi ini juga dapat membantu meningkatkan keterbacaan dokumen dan menyediakan tulisan yang lebih mudah dipahami.
9. Pilih Font Profesional
Hindari asal memilih font. Pemilihan font dapat menentukan bagaimana pembaca melihat dokumen Anda, apakah mudah dibaca atau tidak. Berikut adalah beberapa font bisnis yang direkomendasikan:
- Times New Roman
- Georgia
- Arial
- Roboto
10. Gunakan Judul yang Gender-Neutral
Menggunakan judul yang bersifat gender-neutral dapat membantu untuk menghindari bahasa-bahasa eksklusif. Selain itu, kata-kata yang inklusif dapat membantu perusahaan menarik dan mempertahankan pelanggan karena semua orang akan merasa diterima oleh organisasi.
11. Sertakan Call to Action
CTA adalah sebuah pernyataan yang mendorong pembaca untuk melakukan suatu tindakan. Menyertakan CTA membantu memberikan relevansi kepada pembaca tentang mengapa mereka membaca tulisan tersebut dan bagaimana mereka dapat menggunakan informasi tersebut setelah selesai membacanya.
Baca Juga: Memilih Model Corporate Entrepreneurship yang Tepat untuk Bisnismu
Jadi Pemimpin yang Mumpuni, Dimulai dengan Menguasai Kemampuan Business Writing
Menjadi seorang pemimpin tentunya membutuhkan sederet ketentuan kemampuan yang harus dikuasai. Salah satunya biasa dilihat dari kemampuan business writing. Oleh karenanya, penting bagi kamu untuk memahami tingkat kemampuanmu dan meng-updgrade kemampuanmu.
Meng-upgrade skill adalah salah satu bekal untuk menjadi pemimpin yang diandalkan oleh anggota tim. Ayo, jadi pemimpin yang mumpuni dengan berani mengakui tingkat kemampuanmu dan #MemulaiPerubahan agar menjadi lebih baik!
Mulai Langkahmu Sekarang bersama Kuncie Executive!
Referensi:
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/business-writing-tips
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/examples-of-business-writing
https://www.invistaperforms.org/the-importance-of-good-business-writing/#:~:text=If%20you%20lack%20good%20writing,in%20you%20and%20your%20business.
Komentar