Dalam era digital saat ini, teknologi informasi berperan penting dalam mempermudah berbagai aktivitas bisnis termasuk dalam manajemen sumber daya manusia. Salah satu teknologi informasi yang sering digunakan oleh departemen HR (Human Resources) adalah HRIS (Human Resource Information System).
Apa itu HRIS? Bagaimana HRIS dapat membantu proses & sistem manajemen human resource di perusahaan? Seberapa banyak manfaatnya? Yuk, simak sampai selesai untuk mengenal apa itu HRIS & bagaimana strategi penerapannya!
Apa itu HRIS?
Apa itu HRIS? HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem informasi berbentuk software yang digunakan oleh departemen HR (human resource) dalam mengelola dan memproses data terkait dengan karyawan dan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. HRIS digunakan untuk mengotomatisasi berbagai proses administrasi seperti penggajian, manajemen absensi, manajemen kinerja, pengembangan karyawan, dan lain-lain. Dengan HRIS, departemen HR dapat mengelola aktivitas sumber daya manusia secara lebih efisien dan efektif.
HRIS dapat dikategorikan berdasarkan ukuran dan kompleksitas perusahaan. Terdapat HRIS untuk perusahaan kecil dan menengah yang biasanya memiliki fitur terbatas seperti manajemen absensi, penggajian, manajemen karyawan, dan rekrutmen. Sedangkan HRIS untuk perusahaan besar lebih kompleks dan canggih dengan berbagai fitur tambahan seperti manajemen talenta, manajemen kinerja, analisis data, dan integrasi dengan sistem lain.
Jenis HRIS Perusahaan
Terdapat beberapa jenis HRIS yang paling populer untuk digunakan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia. Masing-masing jenis HRIS ini memiliki tujuan untuk mengelola kebutuhan karyawan. Berikut adalah jenis-jenis dari HRIS perusahaan.
1. HRIS Operational
HRIS jenis ini umumnya digunakan untuk memproses data administrasi HR seperti absensi, penggajian, dan manajemen karyawan. Fitur pada HRIS jenis ini biasanya terbatas dan tidak terlalu kompleks. HRIS Operational cocok untuk perusahaan kecil dan menengah.
2. HRIS Tactical
HRIS jenis ini lebih canggih dibandingkan dengan HRIS Operational. HRIS Tactical dapat digunakan untuk mengelola data karyawan secara lebih detail seperti manajemen talenta dan manajemen kinerja. HRIS Tactical dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih efektif dan efisien.
3. HRIS Strategic
HRIS jenis ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki kebutuhan yang kompleks seperti perusahaan yang memiliki banyak cabang atau karyawan yang tersebar di berbagai negara. HRIS Strategic mampu mengintegrasikan data dari berbagai sumber dan menghasilkan analisis data yang akurat dan terpercaya. HRIS Strategic dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang strategis.
4. HRIS Comprehensive
HRIS jenis ini merupakan HRIS yang paling canggih dan kompleks. HRIS Comprehensive dapat mengintegrasikan data dari berbagai sumber dan memberikan informasi yang sangat detail mengenai karyawan dan sumber daya manusia perusahaan hingga regulasi pemerintah yang berkaitan dengan ketenagakerjaan. HRIS Comprehensive cocok untuk perusahaan besar dan multinasional.
Manfaat HRIS
HRIS penting bagi setiap perusahaan karena memberikan banyak manfaat. Beberapa di antara manfaat dari HRIS adalah sebagai berikut.
1. Otomasi Pekerjaan yang Berulang
HRIS dapat mengotomatisasi berbagai proses administrasi yang berulang, seperti penggajian, manajemen absensi, dan manajemen kinerja. Dengan demikian, waktu dan tenaga yang diperlukan untuk menjalankan proses tersebut dapat lebih efisien.
2. Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Karyawan
HRIS dapat membantu HR dalam memantau dan mengukur kinerja karyawan. Dengan HRIS, HR dapat menentukan target kinerja yang jelas dan dapat memonitor kemajuan karyawan dalam mencapai target tersebut.
3. Biaya Operasional Menjadi Lebih Kecil
Dengan HRIS, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional terkait dengan administrasi sumber daya manusia. HRIS dapat mengotomatisasi proses-proses administrasi seperti penggajian dan manajemen absensi, sehingga perusahaan tidak perlu lagi mempekerjakan banyak staf administrasi.
4. Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru
HRIS dapat membantu perusahaan dalam proses penerimaan karyawan baru, termasuk dalam hal pengumpulan data, seleksi kandidat, dan pelatihan. Hal ini memudahkan proses penerimaan karyawan baru dan membantu perusahaan dalam menemukan karyawan yang tepat.
5. Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan
HRIS jenis yang canggih dapat memberikan informasi yang akurat dan terpercaya dalam mengambil keputusan terkait dengan sumber daya manusia. Hal ini membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih efektif dan efisien.
6. Mengurangi Human Error
Dengan HRIS, perusahaan dapat mengurangi human error terkait dengan administrasi sumber daya manusia seperti penggajian dan manajemen absensi. Hal ini dapat meningkatkan akurasi data dan mengurangi potensi kesalahan.
7. Fleksibel dalam Mengakses Data
HRIS dapat diakses dari mana saja dan kapan saja dengan menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Hal ini memudahkan pengaksesan data oleh pengguna dari berbagai lokasi.
8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
HRIS dapat membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan karyawan seperti manajemen absensi, manajemen kinerja, dan pengembangan karyawan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan memperbaiki budaya kerja perusahaan.
Fitur pada HRIS
Sebagai sebuah sistem informasi yang dikembangkan oleh banyak penyedia, HRIS tentunya memiliki fitur yang beragam. Berikut ini adalah fitur-fitur yang umum terdapat pada HRIS.
1. Master Data Management (MDM)
HRIS dapat menyimpan data master tentang karyawan dan organisasi, termasuk informasi pribadi, riwayat pendidikan, dan riwayat kerja. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan dan organisasi secara efisien.
2. Organizational Management (Manajemen Organisasi)
HRIS dapat membantu perusahaan dalam mengelola struktur organisasi dan tugas pekerjaan. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi tanggung jawab dan wewenang karyawan serta memudahkan perusahaan dalam melakukan pengaturan struktur organisasi.
3. Employee Self-service
HRIS dapat memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi dan data kinerja mereka, termasuk jadwal kerja, riwayat gaji, dan informasi karyawan lainnya. Hal ini memudahkan karyawan dalam mengakses informasi yang mereka butuhkan dan memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan secara efisien.
4. Absence and Leave management (Manajemen Absensi & Cuti)
HRIS dapat membantu perusahaan dalam mengelola absensi dan cuti karyawan, termasuk pengajuan cuti, persetujuan cuti, dan manajemen absensi. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan dan memastikan bahwa karyawan memenuhi persyaratan absensi dan cuti yang ditetapkan.
5. Recruiting and Applicant Tracking (Perekrutan & Pelacakan Proses Aplikasi Kandidat)
HRIS dapat membantu perusahaan dalam melakukan rekrutmen dan melacak aplikasi pelamar. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi kandidat yang tepat dan memudahkan proses rekrutmen.
6. Compensation Management (Manajemen Kompensasi)
HRIS dapat membantu perusahaan dalam mengelola gaji dan kompensasi karyawan. Hal ini memudahkan perusahaan dalam melakukan penggajian dan mengatur kompensasi karyawan secara efisien & cepat.
7. Training Tracking
HRIS dapat membantu perusahaan dalam melacak pelatihan dan pengembangan karyawan. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan dan memastikan bahwa karyawan memperoleh jenis-jenis pelatihan yang diperlukan.
8. Analytics
HRIS dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan dan analisis data tentang sumber daya manusia. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi tren dan kesenjangan sumber daya manusia serta memudahkan perusahaan dalam membuat keputusan strategis yang lebih baik.
Strategi Penerapan HRIS
Strategi penerapan HRIS mencakup beberapa hal yang harus dipersiapkan dengan baik agar implementasinya dapat berjalan dengan sukses. Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai strategi penerapan HRIS:
1. Mempersiapkan Sumber Daya Manusia
Penerapan HRIS membutuhkan sumber daya manusia yang memadai dan mampu mengoperasikan sistem tersebut dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan harus mempersiapkan karyawan yang akan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan HRIS dengan memberikan pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan.
2. Penerapan Sistem dan Teknologi yang Kompeten
Perusahaan harus memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan dan kualitas yang baik agar dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional. Selain itu, sistem dan teknologi yang digunakan juga harus kompatibel dengan sistem yang ada di perusahaan.
3. Menjaga Rahasia Perusahaan dengan Baik
HRIS berisi informasi penting mengenai karyawan dan perusahaan, sehingga keamanannya sangat penting. Perusahaan harus menentukan level akses yang sesuai dengan jabatan atau posisi karyawan untuk meminimalkan risiko kebocoran data.
4. Mempertahankan Kualitas Teknologi
Perusahaan harus selalu memperbarui teknologi dan sistem yang digunakan agar tetap sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis. Hal ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional serta tetap bersaing di pasar.
Ikuti Bootcamp Human Capital Bersama Kuncie!
HRIS menjadi salah satu sistem informasi penting yang diperlukan oleh perusahaan. Selain membantu perusahaan, keberadaan HRIS juga tentunya mempermudah karyawan itu sendiri dan juga tim HR. Selain HRIS, masih banyak lagi hal-hal yang perlu diketahui oleh seorang human resource agar bisa mengoptimalkan sumber daya manusia di perusahaan.
Agar bisa melakukan hal tersebut, kamu bisa mendaftarkan perusahaan di Kuncie Executive Human Capital Management by UGM. Pelajari dengan detail tentang cara mengatasi kesulitan dalam mengoptimalkan peran Human Capital. Program Kuncie dengan kurikulum dari Universitas Gadjah Mada ini siap membantumu untuk menyusun strategi dan taklukan tantangan agar bisa meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan. Yuk, segera daftar!
Referensi:
https://www.talenta.co/blog/pengertian-hris-fitur-penjelasan-lengkap-wajib-dipahami-hrd/
https://glints.com/id/lowongan/hris-adalah/#.ZFTm-HZBy3A
https://bpi.unair.ac.id/human-resource-information-system-hris/
Komentar